Ководство § 189. Культура электронного письма: 10 заповедей

Рекомендации по ведению электронной переписки, которые пока только в Ководстве, но уже необходимо использовать.

§ 189. Культура электронного письма: 10 заповедей

10 мая 2018
Артемий Лебедев

В наши дни практически невозможно встретить человека, который умеет просто и грамотно оформлять электронные письма и пользоваться электронной почтой с уважением к получателям.

Во-первых, не нужно оставлять в письме строку «On 18 Jan 2018, at 18:14, Vasya Pupkin <vasya@pupkin.com>wrote:</vasya@pupkin.com>». Это стопроцентный мусор. Адресат же знает, с кем и о чем он переписывается. Если ему важно определить, в какую минуту ему отправили письмо, он просто его найдет и посмотрит.

Во-вторых, не нужно цитировать все письмо, нужно оставить только смысловую часть. Особенно бесит, когда оставляют подпись адресата в ответе. Зачем она там? Автор исходного письма не помнит, как его зовут и забыл свой адрес?

В-третьих, нужно отбивать свои ответы от цитаты пустой строкой, а между разными цитатами вставлять двойные пустые строки.

В-четвертых, нужно помнить про прекрасное правило: ответ должен быть длиннее цитаты.

В-пятых, никогда нельзя присылать архив с картинками. Надо вставлять картинки в само письмо. Иначе как? Получатель должен сохранить архив на стол, разархивировать, открыть папку и начать листать картинки. А завтра они ему снова понадобятся — снова скидывать на десктоп или хранить там эту папку? Короче, картинки должны быть в самом письме всегда.

В-шестых, слать письма размером больше пары мегабайт — неуважение к получателю. Особенно бесит, когда прикрепляют презентацию на двадцать мегабайт.

В-седьмых, никогда нельзя текст вставлять в вордовый файл. Зачем? Ведь письмо прекрасно отображает текст, какой смысл засовывать его еще куда-то? Если получателю зачем-то понадобится файл, он скопирует текст из письма и вставит его туда, но автор не помнит жизненной ситуации, когда это могло бы ему пригодиться.

В-восьмых, подпись в письме должна быть не больше трех-четырех строк и в ней не должно быть никаких картинок, логотипов или значков «спасем лес».

В-девятых, в поле «от кого» в почтовом клиенте нужно написать свое полное имя или нормальный ник. Потому что письмо от «Саши» неинформативно — автору пятьдесят Саш в день пишут. И в поиске не найти потом нужное письмо, если оно от Саши.

В-десятых, всегда обязательно нужно указывать тему письма. И если в процессе переписки тема изменилась, не лениться ее обновлять. Чтобы не обсуждать контракт на поставку турбинных лопаток в треде «Re: Re: Re: Re: Re: Фоточки из экспедиции* )))».

*-изменено для наглядности целей и задач ТК187. Редакция.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *